Analiza zasadności wyznaczenia Inspektora ochrony danych
Inspiracja: Legalis
Analiza zasadności wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych jest istotnym dokumentem w kontekście przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO. Dokument przedstawia kryteria i procedury powoływania IOD oraz ich zadania i obowiązki. Szczegółowo omawia, kiedy jest wymagane powołanie IOD oraz jakie kwalifikacje powinien posiadać. Jest to istotne z punktu widzenia ochrony danych osobowych i zgodności z obowiązującymi przepisami.
REKOMENDACJA DOTYCZĄCA POWOŁANIA IOD
Szablon przygotowany przez ODO 24 sp. z o.o.
Warszawa, dn. ………………….
ANALIZA ZASADNOŚCI WYZNACZENIA
INSPEKTORA OCHRONY DANYCH
w
Nazwa podmiotu
lub znak logo
DOKUMENT WEWNĘTRZNY Strona 1 z 7
REKOMENDACJA DOTYCZĄCA POWOŁANIA IOD
Szablon przygotowany przez ODO 24 sp. z o.o.
1. Stosownie do art. 37 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem
danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia
dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1) , dalej: RODO, poniższa tabelka ilustruje,
czy
w [nazwa administratora / podmiotu przetwarzającego] występują okoliczności, w
których wymagane jest powołanie inspektora ochrony danych dalej: IOD).
Czy okoliczność
Okoliczność Uzasadnienie
występuje?
Przetwarzania dokonują organ lub
podmiot publiczny, z wyjątkiem sądów
w zakresie sprawowania przez nie [Tak / Nie]
wymiaru sprawiedliwości
(art. 37 ust. 1 lit. a RODO)
Główna działalność administratora lub
podmiotu przetwarzającego polega na
operacjach przetwarzania, które ze
względu na swój charakter, zakres lub
[Tak / Nie]
cele wymagają regularnego i
systematycznego monitorowania osób,
których dane dotyczą, na dużą skalę
(art. 37 ust. 1 lit. b RODO)
Główna działalność administratora lub
podmiotu przetwarzającego polega na
przetwarzaniu na dużą skalę
szczególnych kategorii danych
osobowych, o których mowa w art. 9 [Tak / Nie]
ust. 1, oraz danych osobowych
dotyczących wyroków skazujących i
naruszeń prawa,
o czym mowa w art. 10
DOKUMENT WEWNĘTRZNY Strona 2 z 7
REKOMENDACJA DOTYCZĄCA POWOŁANIA IOD
Szablon przygotowany przez ODO 24 sp. z o.o.
(art. 37 ust. 1 lit. c RODO)
Prawo Unii lub prawo państwa
członkowskiego wymaga powołania
IOD [Tak / Nie]
w innych okolicznościach
(art. 37 ust. 4 RODO)
DOKUMENT WEWNĘTRZNY Strona 3 z 7
REKOMENDACJA DOTYCZĄCA POWOŁANIA IOD
Szablon przygotowany przez ODO 24 sp. z o.o.
2. W związku z powyższym, powołanie IOD dla [nazwa administratora / podmiotu
przetwarzającego] [jest / nie jest] wymagane przez RODO. Niemniej jednak, [nazwa
administratora] stanowi przedsiębiorstwo [rodzaj], działające na terenie [całego kraju / x
państw członkowskich Unii Europejskiej]. Z uwagi na [wielkość organizacji na którą
składa się wiele odrębnych spółek i ich oddziałów], należy wskazać, że zasadnym jest
jednak powołanie IOD, choć jak wyżej wskazano, nie jest to działanie konieczne. IOD w
ramach pełnienia swoich obowiązków będzie nadzorował kwestie związane z przetwarzaniem
danych osobowych, a specjalistyczna wiedza w tym zakresie pozwoli na realne sprawowanie
przedmiotowej funkcji, co z uwagi na sposób działania organizacji ma zasadnicze znaczenie.
3. Stosownie do [art. 37 ust. 2 RODO, grupa przedsiębiorstw może wyznaczyć jednego
IOD,
o ile można będzie łatwo nawiązać z nim kontakt z każdej jednostki organizacyjnej]/
[art. 37 ust. 3 RODO, jeżeli administrator lub podmiot przetwarzający są organem lub
podmiotem publicznym, dla kilku takich organów lub podmiotów można wyznaczyć –
z uwzględnieniem ich struktury organizacyjnej i wielkości - jednego IOD]. W związku
z powyższym, [rekomenduje się / nie rekomenduje się] powołanie jednego IOD dla
[nazwa grupy kapitałowej lub podmiotów publicznych] oraz wyznaczenie punktów
kontaktowych ds. ochrony danych w pozostałych podmiotach z grupy.
4. Stosownie do art. 39 ust. 1 RODO, do zadań IOD będzie należeć:
a) informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników,
którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na
mocy RODO oraz innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie
danych i doradzanie im w tej sprawie;
b) monitorowanie przestrzegania RODO, innych przepisów Unii lub państw
członkowskich
o ochronie danych oraz polityk administratora lub podmiotu przetwarzającego
w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania
zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach
przetwarzania oraz powiązane z tym audyty;
c) udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz
monitorowanie jej wykonania zgodnie z art. 35 RODO;
d) współpraca z organem nadzorczym;
DOKUMENT WEWNĘTRZNY Strona 4 z 7
REKOMENDACJA DOTYCZĄCA POWOŁANIA IOD
Szablon przygotowany przez ODO 24 sp. z o.o.
e) pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach
związanych
z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa
w art. 36, oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich
innych sprawach.
DOKUMENT WEWNĘTRZNY Strona 5 z 7
REKOMENDACJA DOTYCZĄCA POWOŁANIA IOD
Szablon przygotowany przez ODO 24 sp. z o.o.
5. Stosownie do art. 37 ust. 5 RODO, IOD należy wyznaczyć na podstawie kwalifikacji
zawodowych, fachowej wiedzy na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych
osobowych oraz umiejętności wypełniania zadań wynikających z RODO. Stosownie do art.
37 ust. 5 w zw. z art. 39 RODO,
do kryteriów wyboru IOD należą:
a) poziom znajomości prawa ochrony danych osobowych,
b) poziom znajomości praktycznych aspektów ochrony danych osobowych,
c) przygotowanie do świadczenia usług doradczych z zakresu prawa ochrony danych
osobowych, w tym udzielania zaleceń co do oceny skutków przetwarzania dla
ochrony danych,
d) przygotowanie do świadczenia usług uświadamiających i edukujących
administratora, podmiot przetwarzający i ich pracowników z zakresu prawa
ochrony danych osobowych,
e) umiejętności w zakresie audytów i monitorowania systemu ochrony danych
osobowych
f) umiejętności przeprowadzania analizy ryzyka.
6. Stosownie do art. 37 ust. 7 RODO, dane kontaktowe IOD należy opublikować i terminowo
zawiadomić o nich organ nadzorczy.
7. Stosownie do art. 38 ust. 1 i 2 RODO, IOD powinien być włączany we wszystkie sprawy
dotyczące ochrony danych osobowych, i posiadać zasoby niezbędne do wykonania swoich
zadań i utrzymania wiedzy fachowej, a także ma dostęp do danych osobowych i operacji
przetwarzania.
8. Stosownie do art. 38 ust. 3 RODO, IOD nie otrzymuje instrukcji dotyczących swoich zadań,
podlega bezpośrednio najwyższemu kierownictwu oraz nie jest odwoływany ani karany
za wypełnianie swoich zadań.
9. Stosownie do art. 39 ust. 1 RODO, inne zadania i obowiązki, które wykonuje IOD, nie mogą
powodować konfliktu interesów.
…………………………………………………..
DOKUMENT WEWNĘTRZNY Strona 6 z 7
REKOMENDACJA DOTYCZĄCA POWOŁANIA IOD
Szablon przygotowany przez ODO 24 sp. z o.o.
DOKUMENT WEWNĘTRZNY Strona 7 z 7
Analiza zasadności wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych jest kluczowym etapem w zapewnieniu zgodności z RODO oraz skutecznego nadzoru nad przetwarzaniem danych osobowych. Dokument precyzyjnie określa warunki, które powinny być spełnione przy powoływaniu IOD oraz zakres ich obowiązków. Zapewnia to odpowiednie zabezpieczenie danych oraz przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony prywatności.