Analiza zasadności wyznaczenia Inspektora ochrony danych
Inspiracja: Legalis
Analiza zasadności wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych jest istotnym dokumentem w kontekście przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO. Dokument przedstawia kryteria i procedury powoływania IOD oraz ich zadania i obowiązki. Szczegółowo omawia, kiedy jest wymagane powołanie IOD oraz jakie kwalifikacje powinien posiadać. Jest to istotne z punktu widzenia ochrony danych osobowych i zgodności z obowiązującymi przepisami.
REKOMENDACJA DOTYCZĄCA POWOŁANIA IOD Szablon przygotowany przez ODO 24 sp. z o.o. Warszawa, dn. …………………. ANALIZA ZASADNOŚCI WYZNACZENIA INSPEKTORA OCHRONY DANYCH w Nazwa podmiotu lub znak logo DOKUMENT WEWNĘTRZNY Strona 1 z 7 REKOMENDACJA DOTYCZĄCA POWOŁANIA IOD Szablon przygotowany przez ODO 24 sp. z o.o. 1. Stosownie do art. 37 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1) , dalej: RODO, poniższa tabelka ilustruje, czy w [nazwa administratora / podmiotu przetwarzającego] występują okoliczności, w których wymagane jest powołanie inspektora ochrony danych dalej: IOD). Czy okoliczność Okoliczność Uzasadnienie występuje? Przetwarzania dokonują organ lub podmiot publiczny, z wyjątkiem sądów w zakresie sprawowania przez nie [Tak / Nie] wymiaru sprawiedliwości (art. 37 ust. 1 lit. a RODO) Główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na operacjach przetwarzania, które ze względu na swój charakter, zakres lub [Tak / Nie] cele wymagają regularnego i systematycznego monitorowania osób, których dane dotyczą, na dużą skalę (art. 37 ust. 1 lit. b RODO) Główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 [Tak / Nie] ust. 1, oraz danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa, o czym mowa w art. 10 DOKUMENT WEWNĘTRZNY Strona 2 z 7 REKOMENDACJA DOTYCZĄCA POWOŁANIA IOD Szablon przygotowany przez ODO 24 sp. z o.o. (art. 37 ust. 1 lit. c RODO) Prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego wymaga powołania IOD [Tak / Nie] w innych okolicznościach (art. 37 ust. 4 RODO) DOKUMENT WEWNĘTRZNY Strona 3 z 7 REKOMENDACJA DOTYCZĄCA POWOŁANIA IOD Szablon przygotowany przez ODO 24 sp. z o.o. 2. W związku z powyższym, powołanie IOD dla [nazwa administratora / podmiotu przetwarzającego] [jest / nie jest] wymagane przez RODO. Niemniej jednak, [nazwa administratora] stanowi przedsiębiorstwo [rodzaj], działające na terenie [całego kraju / x państw członkowskich Unii Europejskiej]. Z uwagi na [wielkość organizacji na którą składa się wiele odrębnych spółek i ich oddziałów], należy wskazać, że zasadnym jest jednak powołanie IOD, choć jak wyżej wskazano, nie jest to działanie konieczne. IOD w ramach pełnienia swoich obowiązków będzie nadzorował kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych, a specjalistyczna wiedza w tym zakresie pozwoli na realne sprawowanie przedmiotowej funkcji, co z uwagi na sposób działania organizacji ma zasadnicze znaczenie. 3. Stosownie do [art. 37 ust. 2 RODO, grupa przedsiębiorstw może wyznaczyć jednego IOD, o ile można będzie łatwo nawiązać z nim kontakt z każdej jednostki organizacyjnej]/ [art. 37 ust. 3 RODO, jeżeli administrator lub podmiot przetwarzający są organem lub podmiotem publicznym, dla kilku takich organów lub podmiotów można wyznaczyć – z uwzględnieniem ich struktury organizacyjnej i wielkości - jednego IOD]. W związku z powyższym, [rekomenduje się / nie rekomenduje się] powołanie jednego IOD dla [nazwa grupy kapitałowej lub podmiotów publicznych] oraz wyznaczenie punktów kontaktowych ds. ochrony danych w pozostałych podmiotach z grupy. 4. Stosownie do art. 39 ust. 1 RODO, do zadań IOD będzie należeć: a) informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy RODO oraz innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie; b) monitorowanie przestrzegania RODO, innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych oraz polityk administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty; c) udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania zgodnie z art. 35 RODO; d) współpraca z organem nadzorczym; DOKUMENT WEWNĘTRZNY Strona 4 z 7 REKOMENDACJA DOTYCZĄCA POWOŁANIA IOD Szablon przygotowany przez ODO 24 sp. z o.o. e) pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 36, oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach. DOKUMENT WEWNĘTRZNY Strona 5 z 7 REKOMENDACJA DOTYCZĄCA POWOŁANIA IOD Szablon przygotowany przez ODO 24 sp. z o.o. 5. Stosownie do art. 37 ust. 5 RODO, IOD należy wyznaczyć na podstawie kwalifikacji zawodowych, fachowej wiedzy na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych osobowych oraz umiejętności wypełniania zadań wynikających z RODO. Stosownie do art. 37 ust. 5 w zw. z art. 39 RODO, do kryteriów wyboru IOD należą: a) poziom znajomości prawa ochrony danych osobowych, b) poziom znajomości praktycznych aspektów ochrony danych osobowych, c) przygotowanie do świadczenia usług doradczych z zakresu prawa ochrony danych osobowych, w tym udzielania zaleceń co do oceny skutków przetwarzania dla ochrony danych, d) przygotowanie do świadczenia usług uświadamiających i edukujących administratora, podmiot przetwarzający i ich pracowników z zakresu prawa ochrony danych osobowych, e) umiejętności w zakresie audytów i monitorowania systemu ochrony danych osobowych f) umiejętności przeprowadzania analizy ryzyka. 6. Stosownie do art. 37 ust. 7 RODO, dane kontaktowe IOD należy opublikować i terminowo zawiadomić o nich organ nadzorczy. 7. Stosownie do art. 38 ust. 1 i 2 RODO, IOD powinien być włączany we wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych, i posiadać zasoby niezbędne do wykonania swoich zadań i utrzymania wiedzy fachowej, a także ma dostęp do danych osobowych i operacji przetwarzania. 8. Stosownie do art. 38 ust. 3 RODO, IOD nie otrzymuje instrukcji dotyczących swoich zadań, podlega bezpośrednio najwyższemu kierownictwu oraz nie jest odwoływany ani karany za wypełnianie swoich zadań. 9. Stosownie do art. 39 ust. 1 RODO, inne zadania i obowiązki, które wykonuje IOD, nie mogą powodować konfliktu interesów. ………………………………………………….. DOKUMENT WEWNĘTRZNY Strona 6 z 7 REKOMENDACJA DOTYCZĄCA POWOŁANIA IOD Szablon przygotowany przez ODO 24 sp. z o.o. DOKUMENT WEWNĘTRZNY Strona 7 z 7
Analiza zasadności wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych jest kluczowym etapem w zapewnieniu zgodności z RODO oraz skutecznego nadzoru nad przetwarzaniem danych osobowych. Dokument precyzyjnie określa warunki, które powinny być spełnione przy powoływaniu IOD oraz zakres ich obowiązków. Zapewnia to odpowiednie zabezpieczenie danych oraz przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony prywatności.