Umowa o zarządzanie nieruchomością
Inspiracja: Zarządzanie nieruchomościami komercyjnymi
Umowa o zarządzanie nieruchomością zawiera postanowienia dotyczące podstaw umowy, oznaczenia nieruchomości, przedmiotu umowy oraz pełnomocnictw udzielonych Zarządcy. Zarządca zobowiązuje się do świadczenia usług zarządzania nieruchomością w zakresie finansowym, technicznym oraz bieżącym. Umowa określa również wynagrodzenie Zarządcy oraz osoby kontaktowe obu Stron.
Umowa o zarządzanie nieruchomością zawarta w [ ] w dniu [ ] pomiędzy: .................................................................................................................................. [ ] z siedzibą w [ ], przy ul. [ ], wpisaną do rejestru przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy dla [ ], Wydział [ ] Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS [ ], kapitał zakładowy: [ ] PLN, NIP: [ ], REGON: [ ], reprezentowaną przez: 1) .............................................................................................................................. 2) .............................................................................................................................. należycie umocowanych w tym celu, zwaną dalej Właścicielem, z jednej strony, oraz .................................................................................................................................. [ ] z siedzibą w [ ], przy ul. [ ], wpisaną do rejestru przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy dla [ ], Wydział [ ] Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS [ ], kapitał zakładowy: [ ] PLN, NIP: [ ], REGON: [ ], reprezentowaną przez: 1) .............................................................................................................................. 2) .............................................................................................................................. należycie umocowanych w tym celu, zwaną dalej Zarządcą z drugiej strony, łącznie zwanymi Stronami. Wypisy z rejestru przedsiębiorców KRS dla Właściciela i Zarządcy stanowią Załącznik Nr 1 do niniejszej Umowy o Zarządzanie Nieruchomością. §1 PODSTAWY UMOWY 1. Zarządzanie nieruchomością, zgodnie z art. 184b ustawy z 21.8.1997 r. o gospodarce nieruchomościami (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1899 ze zm.) polega na podejmowaniu decyzji i dokonywaniu czynności mających na celu zapewnienie racjonalnej gospodarki nieruchomością w szczególności: 1) właściwej gospodarki ekonomiczno-finansowej nieruchomości; 2) bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji nieruchomości; 3) właściwej gospodarki energetycznej w rozumieniu przepisów prawa energetycznego; 4) bieżące administrowanie nieruchomością; 5) utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym zgodnie z jej przeznaczeniem; 6) uzasadnione inwestowanie w nieruchomość. 2. Przy wykonywaniu działalności zawodowej Zarządca jest zobowiązany stosować przepisy prawa i standardy zawodowe, kierować się zasadami etyki zawodowej, czynności zarządzania wykonywać ze szczególną starannością właściwą dla ich zawodowego charakteru oraz kierować się zasadą ochrony interesu osób, na których rzecz wykonuje te czynności. 3. Zarządca oświadcza, że posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania czynności zarządzania nieruchomościami. §2 OZNACZENIE NIERUCHOMOŚCI Nieruchomością objętą umową jest budynek biurowy znany pod nazwą [ ] położony przy ul. [ ] w [ ], działka o numerze ewidencyjnym [ ], obręb [ ], dla której prowadzona jest Księga Wieczysta [ ] przez Sąd Rejonowy dla [ ], zwanym w dalszej części Budynkiem. §3 PRZEDMIOT UMOWY Zarządca będzie świadczyć w obrębie oraz wokół Budynku określonego w § 2 usługi polegające na zarządzaniu nieruchomością. 1. Z czynności Budynku w zarządzanie zostanie sporządzony protokół zawierający: 1) opis stanu technicznego i stopień zużycia instalacji, urządzeń i wyposażenia nieruchomości (ekspertyza rzeczoznawcza sporządzona i zawierająca między innymi opis i ocenę konstrukcji budowlanej, branży sanitarnej, elektrycznej, itd.); 2) potwierdzenie przekazania Zarządcy pełnej dokumentacji Budynku; 3) potwierdzenie przekazania Zarządcy zaakceptowanych przez Właściciela obmiarów nieruchomości (wykonanych przez rzeczoznawcę majątkowego), które będą podstawą do wszelkich czynności związanych z obsługą nieruchomości; 4) potwierdzenie przekazania wszystkich kluczy, kart, pilotów i innych zabezpieczeń do Budynku. 2. Protokół zostanie sporządzony na piśmie w dwóch egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron w dniu przejęcia Budynku w zarządzanie. 3. Umowa obowiązuje od dnia przejęcia Budynku w zarządzanie. §4 PEŁNOMOCNICTWA 1. Właściciel udziela Zarządcy pełnomocnictwa do wykonywania czynności, które obejmują m.in.: 1) zawieranie i rozwiązywanie umów najmu, umów o reklamę; 2) wystawianie faktur dla najemców i pozostałych użytkowników nieruchomości; 3) reprezentowanie Właściciela, w zakresie jego obowiązków i uprawnień, przed wszelkimi organami władzy państwowej i samorządowej, przed wszelkimi osobami fizycznymi i prawnymi, przed notariuszami i innymi osobami nie posiadającymi osobowości prawnej; 4) składanie i odbiór wymaganych pism, podań, wniosków, dokumentów, oświadczeń itp. dotyczących zarządzanej nieruchomości; 5) oraz do wykonywania czynności nie wymienionych powyżej, a które okażą się niezbędne do wykonywania niniejszej Umowy. 2. Zarządca do wykonywania czynności wymienionych powyżej może zatrudniać osoby fizyczne i osoby prawne na warunkach rynkowych lub zawierać umowy zlecenia lub o dzieło. 3. Właściciel zobowiązuje się do zapewnienia opieki prawnej nieruchomości polegającej na prowadzeniu spraw przed sądami, pomocy prawnej w przypadkach spornych z najemcami i innymi, gdy Zarządca uzna, iż jest to wskazane i celowe. §5 OBOWIĄZKI ZARZĄDCY Zarządca będzie świadczył usługę zarządzania Budynkiem w następującym zakresie: 1. Aspekty finansowe: 1) przygotowanie i realizacje budżetów; 2) wystawienia faktur za czynsz, parkingi, reklamy, powierzchnie pomocniczce i magazynowe, za koszty eksploatacyjne i parkingi; 3) rozliczanie najemców z tytułu zużycia wody, energii elektrycznej i cieplej, telefonów itd.; 4) rozliczanie kosztów eksploatacyjnych w terminach zgodnych zapisanych w umowach najmu; 5) dokonywanie płatności w imieniu właściciela związanych z zarządzanym Budynkiem, tj. za media, za wykonywane usługi; 6) dokonywanie płatności z tytułu podatku od nieruchomości, za użytkowanie wieczyste; 7) przygotowywanie raportów finansowych. 2. Aspekty techniczne: 1) organizowanie przetargów w celu dokonania wyboru i selekcji serwisów i firm podwykonawczych dla nieruchomości (m.in. ochrona, obsługa techniczna, sprzątanie); 2) kontrola i nadzorowanie firm wykonujących usługi w Budynku w celu utrzymania jakości świadczonych usług na odpowiednim poziomie; 3) nadzorowanie bieżących napraw i konserwacji, obejmujące rutynową konserwację urządzeń i instalacji; 4) informowanie właściciela o aktualnym stanie Budynku i awariach, ewentualnych koniecznych naprawach lub problemach technicznych, w tym angażowanie specjalistów, ekspertów, rzeczoznawców w celu przeprowadzenia ekspertyz i analiz technicznych, o ile zaistnieje taka potrzeba; 5) zlecanie okresowych przeglądów technicznych Budynku zgodnie z harmonogramem i wymogami prawnymi (m.in. przeglądy wymagane prawem budowlanym); 6) prowadzenie książki obiektu budowlanego; 7) dokonywanie regularnych inspekcji nieruchomości; 8) codzienny kontakt z podwykonawcami. 3. Zarządzanie bieżące: 1) przygotowywanie raportów dla właściciela zgodnie z jego wymaganiami; 2) monitorowanie potrzeb najemców i reagowanie na zgłaszane uwagi; 3) uczestniczenie w spotkaniach z klientem lub jego doradcami; 4) monitorowanie i śledzenie zmian w przepisach i uregulowaniach prawnych. Informowanie Właściciela o konieczności przystosowania nieruchomości zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami; 5) kontrolowanie terminów ubezpieczenia nieruchomości; 6) zgłaszanie awarii i usterek do ubezpieczyciela; 7) prowadzenie procesów usuwania szkód ubezpieczeniowych. §6 WYNAGRODZENIE 1. Wynagrodzenie Zarządcy z tytułu wykonywania czynności wymienionych w § 5 Umowy wynosi [ ] miesięcznych wpływów netto z wszystkich umów obowiązujących w Budynku i nie jest uzależnione od terminowości wpłat. 2. Wyżej wymienione wynagrodzenie będzie powiększone o należny podatek VAT zgodnie z obowiązującym stawkami. 3. Wynagrodzenie jest płatne z góry na podstawie faktury VAT do 7. dnia każdego miesiąca. §7 OSOBY KONTAKTOWE Właściciel wyznacza następujące osoby do pełnienia funkcji wyłącznych osób kontaktowych: [ ] Nr tel. [ ], e-mail [ ] Zarządca wyznacza następujące osoby do pełnienia funkcji wyłącznych osób kontaktowych: [ ] Nr tel. [ ], e-mail [ ] §8 RAPORTY I SPRAWOZDANIA 1. Sprawozdania miesięczne z zarządzania nieruchomością. Zarządca będzie sporządzał sprawozdania miesięczne dotyczące Budynku do 20. dnia roboczego miesiąca następującego po miesiącu objętym sprawozdaniem, zawierające następujące punkty: 1) informacje o rynku najmu; 2) aktualny stan najmu (w tym wolne powierzchnie, kończące się umowy); 3) sprawy finansowe: a) poniesione wydatki z tytułu utrzymania Budynku (koszty eksploatacyjne), b) poniesione wydatki inwestycyjne w danym okresie sprawozdawczym, c) przychód z tytułu najmu powierzchni biurowych, usługowych, magazynowych, parkingu, kosztów, mediów itd., d) windykacja najemców – zaległe płatności, 4) stan techniczny nieruchomości – przeprowadzone przeglądy, kontrole wymagane zgodnie z przepisami prawa budowlanego i innymi obowiązującymi przepisami; 5) wykonane prace związane z realizacją budżetu inwestycyjnego; 6) podpisane umowy z podwykonawcami, najemcami, zawarte polisy ubezpieczeniowe; 7) informacja o awariach i usterkach; 8) informacja o rękojmiach i gwarancjach; 9) sprawy sporne z najemcami, podwykonawcami, generalnym wykonawcą; 10) planowane zadania na przyszły okres. Sprawozdania miesięczne należy przesyłać do osoby kontaktowej wyznaczonej przez Właściciela na adres e-mail. 2. Raporty finansowe. Zarządca razem z raportem miesięcznym będzie przygotowywał raporty finansowe odnośnie Budynku, które będą obejmowały wszystkie przychody i koszty generowane przez nieruchomość. 3. Budżety. Zarządca do dnia 20 listopada każdego roku przygotuje budżet operacyjny Budynku oraz budżet inwestycyjny – planowanych prac remontowo-budowlanych na przyszły rok. 4. Raporty o awariach. Zarządca zgłaszać będzie bezzwłocznie i na piśmie wszystkie poważne awarie oraz usterki podając opis uszkodzenia lub braku. §9 OSIĄGALNOŚĆ W SYTUACJACH AWARYJNYCH 1. Zarządca ma obowiązek zagwarantować, że Właściciel oraz gotowe do pomocy osoby trzecie w razie zagrożenia dla zdrowia i życia mają możliwość nawiązania bezpośredniego kontaktu z jego (Zarządcy) personelem. We wszystkich pozostałych wypadkach należy zwracać się do personelu Zarządcy wyznaczonego do kontaktów, podanego w § 7. 2. W przypadku nagłych awarii, przekraczających zakres pełnomocnictwa zarządcy, zagrażających bezpieczeństwu ludzi i mienia, a także w przypadku groźby powstania szkody, Zarządca może samodzielnie do kwoty [ ] zł zlecić usunięcie awarii lub jej skutków. Zarządca niezwłocznie poinformuje Właściciela o takim zdarzeniu. § 10 OBOWIĄZKI WŁAŚCICIELA 1. Ogólny obowiązek współdziałania. Jeżeli będzie to konieczne, to Właściciel poprzez odpowiednie działania – w razie potrzeby także w stosunku do najemców obiektu ujętego umową – zapewni, że Zarządca, jak również wyznaczone przez niego osoby trzecie będą miały w każdej chwili nieograniczony dostęp do miejsca, w którym świadczona ma być objęta umową usługa. 2. Energia. Właściciel nieodpłatnie zapewni energię niezbędną do realizacji zobowiązań umownych. 3. Dokumenty. Właściciel zapewni Zarządcy wszystkie konieczne do realizacji jego obowiązków plany sytuacyjne i przeglądowe, a także pozostałą dokumentację techniczną w drodze użyczenia. Zarządca ma obowiązek obchodzić się z powyższą dokumentacją w zachowaniem należytej staranności i zwrócić ją po wygaśnięciu umowy Właścicielowi. Sporządzanie kopii dokumentacji nie wymaga zgody Właściciela. 4. Pomieszczenia. Właściciel wynajmuje Zarządcy niezbędną liczbę pomieszczeń roboczych, bytowych i sanitarnych, odpowiadających wytycznym dot. miejsca pracy po kosztach własnych. Po zakończeniu umowy pomieszczenia te – o ile Zarządca umieścił w nich swoje rzeczy – należy opróżnić i pozostawić w stanie czystym. Wynajęcie pomieszczeń połączone jest z Umową o Zarządzaniu Nieruchomością. W razie wygaśnięcia/rozwiązania Umowy o Zarządzaniu Nieruchomością, Zarządcy przysługuje nadzwyczajne prawo wypowiedzenia dotyczące pomieszczeń wynajmowanych obejmujące okres 2 tygodni. 5. Konto bankowe. Właściciel upoważni Zarządcę do konta bankowego, z którego Zarządca będzie dokonywał opłat związanych z funkcjonowania nieruchomości. 6. Ponadto Właściciel zobowiązuje się do: 1) zapewnienia obsługi prawnej nieruchomości; 2) zapewnienia obsługi księgowej nieruchomości. § 11 ROZPOCZĘCIE UMOWY, CZAS TRWANIA, ODBIÓR, WYPOWIEDZENIE 1. Rozpoczęcie Umowy i czas obowiązywania. 1) Umowa wchodzi w życie od dnia przejęcia Budynku w zarządzanie zgodnie z § 3 pkt 1 niniejszej Umowy jednak nie później niż [ ] i kończy się po upływie [ ] lat. 2) po okresie [ ] lat umowa zostaje przedłużona na kolejne [ ] lata, o ile na sześć miesięcy przed upływem okresu Umowy jedna ze Stron nie sprzeciwi się jej przedłużeniu. 3) Umowa może być rozwiązana w trybie natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia postanowień niniejszej umowy przez każdą ze Stron. 2. Przejęcie Umowy przez osoby trzecie. Jeżeli Właściciel utraci w okresie obowiązywania umowy swe prawa własności lub też inne uzgodnione umownie obowiązki administracyjne w stosunku do Budynku objętego umową, a jego następca prawny gotów jest do przejęcia wszystkich praw i obowiązków wynikających z umowy, to Zarządca zobowiązany jest do zwolnienia Właściciela z umowy i zaakceptowania przystąpienia do niej następcy prawnego Właściciela. Warunkiem jest, by informacje, które Zarządca zasięgnął w wybranej przez niego firmie trudniącej się udzielaniem informacji ekonomicznych, nie budziły żadnych wątpliwości co do solidności następcy prawnego Właściciela. 3. Zakończenie Umowy – wymóg formy oświadczenia o zakończeniu. Oświadczenia o wypowiedzeniu wymagają pod rygorem nieważności formy pisemnej, która zachowana zostaje – pomijając doręczenie publiczne – wyłącznie w przypadku listu poleconego zawierającego dokument zwrotny. § 12 OBOWIĄZEK DOCHOWANIA TAJEMNICY 1. Zarządca zobowiązuje się do dochowania milczenia o wszelkich informacjach pozyskanych w ramach wypełniania Umowy, związanych z Budynkiem oraz umowami najmu, a także do nieudostępniania tych informacji osobom trzecim. Obowiązkowi dochowania tajemnicy, poza sprecyzowanymi wyżej, nie podlegają informacje przeznaczone do publikacji oraz takie, dla których uzyskano stosowne zezwolenie do ich dalszego przekazywania lub publikacji, a także informacje, które bez złamania obowiązku dochowania tajemnicy zostały uzyskane od strony trzeciej, lub które były już wcześniej znane. 2. Obowiązek dochowania tajemnicy obowiązuje także po zakończeniu umowy. 3. Zarządca zobowiąże swoich pracowników do dochowania tajemnicy. § 13 OGRANICZENIE ODPOWIEDZIALNOŚCI 1. Zarządca odpowiada za szkody wynikłe z naruszenia zobowiązań umownych i pozaumownych tylko w przypadku działania z premedytacją lub jawnej niedbałości; działanie z premedytacją lub jawna niedbałość pomocników nie zajmujących wiodących stanowisk uwzględniane są tylko, gdy doszło do naruszenia istotnych zobowiązań umownych. 2. Zarządca zobowiązuje się zawrzeć na czas obowiązywania niniejszej Umowy obowiązkowe ubezpieczenie od odpowiedzialności. Odpowiedzialność Zarządcy pod względem wysokości ograniczona jest do wysokości świadczenia jej towarzystwa ubezpieczeniowego, najwyżej jednak do wysokości sumy, na którą zawarte zostało ubezpieczenie. 3. Wszelka inna odpowiedzialność, niezależnie od jej podstawy prawnej, jest wykluczona. 4. Wszelkie ograniczania odpowiedzialności Zarządcy wynikające z niniejszej Umowy odnoszą się odpowiednio do jego pracowników. § 14 ZAWIADOMIENIA 1. Jakiekolwiek zawiadomienia, informacje i oświadczenia skierowane do drugiej Strony, winny mieć formę pisemną i zostać przekazane drugiej Stronie w jeden z następujących sposobów: 1) przez osobiste dostarczenie Stronie, której ma być ono przekazane lub jej przedstawicielowi; 2) listem poleconym, za potwierdzeniem odbioru (w tym również za pomocą firmy kurierskiej). Przy czym dane adresowe Stron są następujące: Dla Właściciela: [ ] Dla Zarządcy: [ ] 2. O każdej zmianie adresu jednej ze Stron lub innych jej danych, każda Strona zobowiązuje się powiadomić drugą Stronę na piśmie zgodnie z postanowieniami niniejszego paragrafu. 3. Jeśli zawiadomienie przesyłane jest listem poleconym, termin rzeczywistego otrzymania przez adresata uważany jest za termin zawiadomienia. § 15 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Każda Strona pokrywa swoje własne koszty obsługi prawnej poniesione w związku z przygotowywaniem niniejszej Umowy o Zarządzanie Nieruchomością. 2. Nieważność któregokolwiek z postanowień niniejszej Umowy nie powoduje nieważności pozostałych jej postanowień. Jeżeli jakiekolwiek postanowienie niniejszej Umowy będzie nieważne w całości lub w części, nie będzie to mieć wpływu na moc obowiązującą pozostałej części Umowy. W takim przypadku Strony zastąpią nieważne postanowienie postanowieniem mającym moc prawną, które odpowiadać będzie w możliwie najpełniejszym zakresie celowi nieważnego postanowienia i będzie miało w istotnym stopniu równoważne skutki ekonomiczne. 3. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy o Zarządzanie Nieruchomością wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, w postaci aneksu, podpisanego przez obie Strony. 4. Tytuły paragrafów niniejszej Umowy o Zarządzanie Nieruchomością służą ułatwieniu i nie mają wpływu na interpretację jej zapisów. 5. Umowa o Zarządzanie Nieruchomością sporządzona została w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, po 1 dla każdej ze Stron. Właściciel Zarządca
Umowa o zarządzanie nieruchomością reguluje również kwestie związane z raportami i sprawozdaniami, osiągalnością w sytuacjach awaryjnych, obowiązkami Właściciela, dochowaniem tajemnicy, ograniczeniem odpowiedzialności oraz postanowienia końcowe. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.