Jak zarejestrować spółkę jawną – krok po kroku

Spółka jawna to jedna z prostszych form spółek prawa handlowego, która cieszy się popularnością wśród przedsiębiorców planujących wspólne prowadzenie działalności gospodarczej. Jej założenie, choć wymaga spełnienia szeregu formalności, jest relatywnie proste, szczególnie jeśli dokładnie przejdziemy przez każdy etap. W tym artykule przedstawimy krok po kroku, jak zarejestrować spółkę jawną, zaczynając od sporządzenia umowy spółki, aż po uzyskanie numerów NIP i REGON oraz zgłoszenie do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

1. Sporządzenie umowy spółki jawnej

Pierwszym krokiem w procesie zakładania spółki jawnej jest sporządzenie umowy spółki, która określa zasady współpracy między wspólnikami oraz sposób funkcjonowania spółki. Umowa spółki jawnej powinna być sporządzona na piśmie i podpisana przez wszystkich wspólników. Poniżej przedstawiamy, jakie elementy powinna zawierać umowa spółki jawnej:

Elementy umowy spółki jawnej:

• Nazwa spółki – spółka jawna musi zawierać w swojej nazwie nazwisko co najmniej jednego ze wspólników oraz dodatkowy skrót „spółka jawna” lub „sp.j.”
• Siedziba spółki – miejsce, w którym znajduje się główna siedziba spółki (miasto lub miejscowość).
• Przedmiot działalności – określenie, jaką działalność będzie prowadzić spółka. Warto opisać ją zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD).
• Wkłady wspólników – każdy wspólnik wnosi do spółki określony wkład, który może mieć formę pieniężną, rzeczową lub usługową.
• Podział zysków i strat – sposób, w jaki będą dzielone zyski i straty pomiędzy wspólnikami.
• Zasady reprezentacji spółki – określenie, którzy wspólnicy mają prawo do reprezentowania spółki wobec osób trzecich.

Umowa spółki może zostać sporządzona samodzielnie przez wspólników lub z pomocą prawnika, który zadba o prawidłowe sformułowanie wszystkich kluczowych zapisów. W przypadku bardziej skomplikowanych umów warto rozważyć skorzystanie z usług notariusza, choć nie jest to obowiązkowe.

2. Wybór formy rejestracji – tradycyjna czy elektroniczna?

Po sporządzeniu umowy spółki jawnej należy przystąpić do jej rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Istnieją dwa sposoby rejestracji: tradycyjna, poprzez złożenie dokumentów w sądzie, oraz elektroniczna, za pomocą systemu S24 dostępnego na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości.

Tradycyjna rejestracja spółki jawnej

W tradycyjnej formie rejestracji należy przygotować komplet dokumentów i złożyć je w sądzie rejestrowym właściwym dla siedziby spółki. Wymagane dokumenty to:

• Umowa spółki jawnej (oryginał lub notarialny odpis).
• Formularz KRS-W1 – wniosek o rejestrację spółki.
• Formularz KRS-WB – dotyczący wspólników spółki.
• Formularz KRS-WM – dotyczący przedmiotu działalności (zgodnie z PKD).
• Potwierdzenie uiszczenia opłaty rejestrowej oraz opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Elektroniczna rejestracja spółki jawnej – system S24

Rejestracja spółki jawnej przez internet jest szybsza i tańsza niż tradycyjna forma rejestracji. Aby skorzystać z systemu S24, konieczne jest posiadanie profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. W systemie S24 możliwe jest również zawarcie umowy spółki w formie elektronicznej, co eliminuje konieczność sporządzania jej w formie notarialnej.

Opłata za rejestrację spółki jawnej w systemie S24 wynosi 250 zł (w porównaniu do 500 zł w przypadku tradycyjnej rejestracji). Dodatkowo należy uiścić opłatę za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, która wynosi 100 zł.

3. Zgłoszenie spółki do KRS

Kolejnym krokiem jest zgłoszenie spółki jawnej do Krajowego Rejestru Sądowego. Zgłoszenie powinno zawierać następujące informacje:

• Firmę (nazwę) spółki.
• Siedzibę i adres spółki.
• Przedmiot działalności spółki.
• Imiona i nazwiska wspólników oraz ich adresy.
• Imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania spółki (reprezentantów).
• Wysokość wkładów wniesionych przez wspólników.

Zgłoszenie spółki do KRS wymaga wypełnienia odpowiednich formularzy, takich jak KRS-W1 (wniosek o rejestrację), KRS-WB (dotyczący wspólników) oraz KRS-WM (dotyczący działalności). Dokumenty te można złożyć zarówno w formie papierowej (tradycyjnie), jak i elektronicznej (za pomocą systemu S24).

Po złożeniu wniosku sąd rejestrowy ma obowiązek rozpatrzenia go w ciągu 7 dni roboczych. W przypadku, gdy wszystkie dokumenty są poprawne, spółka zostaje wpisana do rejestru przedsiębiorców w KRS, a następnie zostaje ogłoszona w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

4. Uzyskanie numerów NIP i REGON

Po zarejestrowaniu spółki jawnej w KRS, kolejnym krokiem jest uzyskanie numerów NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) oraz REGON (Rejestr Gospodarki Narodowej). Rejestracja spółki w KRS jest powiązana z nadaniem numeru NIP i REGON, co oznacza, że po zarejestrowaniu spółki te numery zostaną automatycznie przyznane przez odpowiednie urzędy.

Numer NIP służy do identyfikacji podatkowej spółki i jest niezbędny do dokonywania rozliczeń podatkowych, natomiast numer REGON jest wymagany przy kontaktach z urzędami, instytucjami finansowymi oraz do prowadzenia statystyk gospodarczych. Po nadaniu numerów NIP i REGON spółka jawna może rozpocząć działalność gospodarczą.

5. Zgłoszenie spółki do ZUS

Jeśli spółka jawna zamierza zatrudniać pracowników, konieczne jest zgłoszenie spółki do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) w celu odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne. Zgłoszenie do ZUS obejmuje zarówno zgłoszenie spółki jako płatnika składek, jak i zgłoszenie pracowników do ubezpieczeń społecznych.

Wspólnicy spółki jawnej są również zobowiązani do zgłoszenia się do ZUS jako osoby prowadzące działalność gospodarczą. W tym celu należy złożyć odpowiednie formularze zgłoszeniowe, w tym formularz ZUS ZFA (dla płatnika składek) oraz ZUS ZUA (dla osób ubezpieczonych).

6. Opłaty związane z rejestracją spółki jawnej

Rejestracja spółki jawnej wiąże się z kilkoma opłatami, które warto uwzględnić w budżecie. Poniżej przedstawiamy podsumowanie kosztów związanych z założeniem spółki jawnej:

• Opłata za rejestrację w KRS: 500 zł (rejestracja tradycyjna) lub 250 zł (rejestracja elektroniczna w systemie S24).
• Opłata za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym: 100 zł.
• Opcjonalna opłata notarialna za sporządzenie umowy: w zależności od wysokości wkładów do spółki.
• Opcjonalny koszt doradztwa prawnego: w zależności od zakresu usług, zazwyczaj od 1000 do 3000 zł.

7. Kiedy spółka może rozpocząć działalność?

Spółka jawna może rozpocząć działalność od momentu wpisania jej do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) i uzyskania numerów NIP i REGON. Z chwilą dokonania wpisu, spółka zyskuje osobowość prawną i może zawierać umowy, zatrudniać pracowników oraz prowadzić działalność gospodarczą na pełnych prawach. Rejestracja w KRS, uzyskanie numerów NIP, REGON oraz zgłoszenie do ZUS to kluczowe formalności, które muszą zostać spełnione przed rozpoczęciem działalności.

Podsumowanie

Rejestracja spółki jawnej to proces, który obejmuje kilka etapów, takich jak sporządzenie umowy spółki, zgłoszenie do KRS oraz uzyskanie numerów NIP i REGON. Proces ten może być realizowany w tradycyjnej formie lub elektronicznie za pomocą systemu S24, co pozwala zaoszczędzić czas i koszty. Ważne jest, aby przygotować wszystkie niezbędne dokumenty oraz opłacić wymagane opłaty sądowe, aby rejestracja przebiegła sprawnie. Warto również rozważyć skorzystanie z usług prawnika lub doradcy, którzy pomogą w prawidłowym sporządzeniu umowy spółki i przeprowadzeniu procesu rejestracji.